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はじめに
今回はZoho Creatorのワークフロー機能についてご紹介いたします。
ワークフローは、アプリケーション内のルーティンを自動化するため、特定の条件で実行される一連のアクションです。
Zoho Creatorのワークフロー機能を使用すると、ソリューションのさまざまなイベントやアクションにおける日常的な業務やタスクを自動化できます。
自動化の範囲は、メールやSMSの送信から、事前定義された条件に基づく項目の非表示/無効化といったアプリ関連機能の有効化まで、多岐にわたります。
ここでは、特に役立つ「スケジュールワークフロー」「承認ワークフロー」「支払いワークフロー」についてご紹介します。より貴社の業務にあった効率的な運用が出来るなるためにも、ぜひ最後までお読みください。
ワークフローの作成方法
ワークフローを作成するためには、まず該当のアプリケーションの設定画面で、「＋」を押していただくとワークフローを追加することが出来ます。
スケジュールワークフロー
Zoho Creatorのスケジュールワークフロー機能を使えば、ユーザーの操作を必要とせず、指定したタイミングで処理を作成できます。
これらの処理は、フォーム内の日付や時間の値、あるいは特定の日時に基づいて定期的に実行可能です。
スケジュールを設定することで、以下のような自動化が可能になります。
- 自動メールの送信
（例：レポートデータを添付ファイルとして送付、従業員への予定詳細通知） - 顧客へのリマインダー送信
（例：商品納品後の設置リマインダー、誕生日のお祝い、プロジェクトの締め切りなど、フォーム内の日付項目に基づく通知） - 外部サービスからの情報取得
（例：サードパーティアプリからイベント出席者情報を毎週取得、CRMシステムのリード情報を定期的に更新）
Zoho Creatorでスケジュールをトリガーできるタイミングは2つあります。
- 特定の日付と時間で
特定の日付と時間にワークフローを実行します。
- フォーム内の日付項目で
フォーム内の日付項目に基づいてワークフローを実行します。
スケジュールで実行できる処理
スケジュールを作成し、それに処理を追加できます。
設定したスケジュールが実行されると、関連付けられた処理が自動的に呼び出されます。
また、フォーム内で選択されたデータのみに対して操作を実行するよう、条件を設定することも可能です。
多くの場合、あらかじめ定義された処理で要件を満たせますが、必要であればタスクを実行するスクリプトを作成することも可能です。
スケジュールで実行できる処理は以下のとおりです。
- メールおよびSMS通知
予定の日付にメールやSMS通知を送信します。 - データアクセス
予定の日付に基づき、フォーム内のデータを追加、更新、または削除します。 - カスタム処理
多くの場合、あらかじめ定義された処理で要件を満たせますが、必要であればタスクを実行するスクリプトを作成することも可能です。
作成方法について、下記Linkをご参照ください。
日付値に基づいてスケジュールを構成する ※Googleページ通訳機能を利用して日本語への通訳は可能です。
承認ワークフロー
承認ワークフローとは、フォームから送信されたレコードを、ユーザーが順番に承認または却下できる仕組みです。
アプリケーション管理者は、承認対象となるレコードの基準を指定し、複数の承認レベルを設定して、各レベルに承認者を割り当てることで、承認ワークフローを作成できます。
さらに、承認または却下時に実行するアクションも設定可能です。
※承認ワークフローは、公開されたフォームを通じて送信されたレコードには適用されません。
例えば、会社で従業員の休暇申請を上司の承認を得る必要がある場合、Zoho Creatorでこのプロセスを自動化できます。
このシナリオでは、全従業員を対象とした承認プロセスを構築可能です。
例えば、1日未満の休暇申請は自動承認され、1日を超える休暇申請はチームリーダーの承認が必要となり、5日を超える連続休暇には上司の承認が必要となるように設定できます。
承認ワークフローの設定手順
１． 承認ワークフローを作成する
２． 承認者を追加
３． 承認のためのアクションを設定する
作成方法について、下記Linkをご参照ください。
承認ワークフローを作成する ※Googleページ通訳機能を利用して日本語への通訳は可能です。
支払ワークフロー
支払ワークフローを使うと、Zoho Creatorアプリケーションのフォームを通じて、ユーザーからのオンライン支払いに対応できます。
アプリケーション管理者は、支払いをサポートする条件を指定し、支払いが成功または失敗した際に実行するアクションを設定することで、支払いワークフローを作成できます。
注文管理アプリケーションを例に見てみましょう。
注文フォームでは、氏名、配送先住所、携帯電話番号、購入商品、数量、合計金額などの顧客情報を入力します。ここで、注文フォームの「合計金額」フィールドを支払い連携の「金額」フィールドにマッピングすることで、支払い設定が可能です。
この設定により、フォームにレコードが追加される際に、「合計金額」フィールドに表示されている金額が支払い金額として使用されます。
さらに、支払いワークフローには以下のようなアクションも設定できます。
- 注文確認メールの送信
- CRMシステムへの顧客情報の追加
- 別のフォームへの取引IDや参照番号などの取引詳細の追加
支払ワークフローの利用例
支払ワークフローは、以下のような様々なシナリオで設定できます。
- イベント参加費の支払い
ユーザーがワークショップ、認定プログラム、ウェビナーなどのイベントにフォームで登録し、登録料を支払う必要がある場合に利用できます。 - 寄付金の収集
非営利団体や非政府組織（NGO）などが、ユーザーから寄付を募るフォームを作成する際に活用できます。 - 定期購読の販売
ユーザーがニュースレターや雑誌などを購読し、定期的に支払いを行うようなケースで利用可能です。
支払ワークフロー設定前の準備
支払ワークフローを設定する前に、Zoho Creatorで決済ゲートウェイの認証情報をマッピングし、決済ゲートウェイとの接続を確立しておく必要があります。
この設定は「マイクロサービス」セクションの「接続」から追加でき、一度設定すれば完了するプロセスです。
※承認ワークフローは、公開されたフォームを通※決済ゲートウェイとは、eビジネスやオンライン小売業者が顧客からオンライン決済を受け付ける際に利用するサービスのことです。クレジットカード、デビットカード、電子ウォレットなど、様々なオンライン決済方法に対応しています。購入者が支払いを行ってから、その資金が企業の銀行口座に送金されるまで、企業と購入者の金融機関の間で仲介役として機能します。じて送信されたレコードには適用されません。
作成方法について、下記Linkをご参照ください。
支払いワークフローを作成する ※Googleページ通訳機能を利用して日本語への通訳は可能です。
まとめ
ワークフローは、特定の条件が満たされたときに実行されます。ワークフローを作成してアクションを追加すれば、アプリケーション内の定型的なタスクを自動化できます。
ワークフローがトリガーされると、関連付けられた一連のアクションも実行されます。これにより、時間とコストを節約でき、組織の効率性向上にも役立つでしょう。
Zoho Creatorが提供する様々な種類のワークフローを通じて、ぜひ自動化できる部分は積極的に活用していき運用しやすいようカスタマイズしていきましょう。
もしワークフロー以外でもCreatorやそのほかのシステムに関するご相談は以下からお気軽にお問い合わせください。
ご興味をお持ちいただけましたら、
ぜひ弊社のZoho導入支援チームまでお気軽にご連絡ください。
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