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なぜ今、「社内システムのリプレイス」が不可欠なのでしょうか？
古い社内システムが抱える問題は、単なる利便性低下に留まらず、企業様の存続を脅かす深刻なビジネスリスクを内包しています。
1-1. 老朽化システムが招く「2025年の崖」とビジネスリスク
「レガシーシステム」が多くの企業様にとって喫緊の課題となっている現状を鑑みますと、現在のシステム環境は真に「使える」状態でしょうか。
老朽化した社内システムは、単なる利便性の低下に留まらず、高騰する保守・運用コストや技術者不足、部門間のデータ分断、さらには経済産業省が警鐘を鳴らす「2025年の崖」と称される年間12兆円もの経済損失リスクに直結いたします。
既存システムが足枷となり、市場変化への迅速な対応や生成AI等の最新技術導入を阻害し、企業の競争力低下を招くことになります。
1-2. システムリプレイスは、単なる入れ替えではない「DXの第一歩」
このような状況において、システムリプレイスは単なる古いシステムの入れ替えや効率化・省力化に留まるものではありません。
経済産業省も「デジタルガバナンス・コード」で定義しているDXの本質、すなわち「データとデジタル技術を活用し、ビジネスモデルや業務、組織、企業文化を変革し、競争上の優位性を確立すること」を実現するためのDXの第一歩になります。
システムリプレイスを成功させるためのロードマップ
2-1. 失敗しないための事前準備：現状把握と目的設定
システムリプレイスの成功は、周到な計画と適切な実行に委ねられます。その第一歩は、「失敗しないための事前準備」にあります。まずは、現状の業務フローと潜在する課題を詳細に洗い出し、IT資産全体の状況を正確に把握することが肝要です。
次に、「何を達成したいか」という具体的なゴール設定、すなわち顧客や社会のニーズに基づく製品・サービス・ビジネスモデル変革というDXの視点でのビジョン明確化が不可欠になります。特に、経営者様ご自身がこのシステム刷新がもたらす経営価値を「自分事」として認識されることが成功の鍵となるでしょう。
2-2. ベンダー選定から本稼働まで：プロジェクト推進の鍵
プロジェクト推進においては、単なる請負業者ではなく、事業のパートナーとして協創できるベンダー選定が重要になります。また、要件定義のフェーズでは、事業部門がオーナーシップを持ち、明確な要求定義を行うことが手戻りやコスト増を防ぐために極めて重要になります。
本稼働後も、社員様が新システムに適応できるよう適切なトレーニングやサポート体制を整備し、継続的な改善を図ることが、システムの定着化を促すことになります。経営トップによる具体的な「行動指針」の提示は、社員様のエンゲージメントを高め、新しい働き方への順応を促進いたします。
リプレイスがもたらす具体的なメリットと未来
適切に計画・実行されたシステムリプレイスは、企業様に多大なメリットをもたらします。
3-1. 劇的な業務効率化と生産性向上
老朽化システムで生じていた手作業や部門間の滞りは解消され、業務プロセスが自動化されることで、組織全体の無駄が削減され、既存ビジネスの効率化・省力化に繋がるでしょう。
3-2. 顧客理解の深化と売上・利益の最大化
顧客情報を一元化し、リアルタイムで活用できるモダンなITシステムは、顧客ニーズや行動の深い理解を促し、パーソナライズされたアプローチを可能にいたします。これにより、顧客満足度を向上させ、データに基づいた精度の高い意思決定を通じて、営業・マーケティング戦略を最適化し、結果として売上と利益の最大化に貢献することになります。
3-3. 企業の競争力強化と持続的成長の実現
システムリプレイスは、企業様を「変化に強く、新しい価値を創造できる企業体質」へと変革させます。環境変化に迅速に対応し、迅速なデリバリーを可能にするITシステムは、デジタル社会におけるグローバル競争を勝ち抜くための重要な要素となり、新たなビジネスチャンスの創出へと繋がるでしょう。
Zohoで実現する、新しいシステムリプレイスの形
システムリプレイスをご検討中の多くの企業様が、最適なソリューション選択という課題に直面されていることと存じます。弊社は、貴社のシステム刷新を強力に支援し、デジタルトランスフォーメーション（DX）を加速する新たな選択肢として「Zoho」をご提案いたします。
4-1. Zohoがリプレイス先として選ばれる理由：統合プラットフォームの強み
Zohoは、顧客管理（CRM）、マーケティング、財務、プロジェクト管理など多岐にわたるビジネスアプリケーションを、単一のクラウドプラットフォーム上で統合的に提供するソリューションになります。これにより、これまでのレガシーシステムが抱えていた「部門間のデータ分断」や「システム連携の複雑さ」といった根本的な課題を解決することが可能になります。
Zohoがシステムリプレイスの有力な選択肢となる最大の理由は、その統合されたエコシステムにあると言えるでしょう。
- データの一元管理とリアルタイム連携: Zohoプラットフォーム上では、各アプリケーションで生成されるデータがシームレスに連携し、顧客情報や案件、財務データなどが常に最新かつ一貫した状態で管理されます。これにより、部門を横断したデータ活用が実現し、例えば営業部門が顧客のサポート履歴を、サポート部門が営業履歴を瞬時に把握できるようになります。ERPリプレイスや基幹システムのリプレイスにおいて、各業務プロセスが連携するプラットフォームを求める企業様にとって、この点は非常に大きなメリットになります。
- 業務プロセス全体の効率化と自動化: Zohoの各アプリケーションは、それぞれの業務領域で高度な機能を提供しつつ、ワークフローや自動化ツールを通じて密接に連携いたします。複雑な手動作業や部門間の連絡に要する時間を大幅に削減し、組織全体の生産性向上に寄与することになります。例えば、見込み顧客の獲得から育成、営業活動、顧客サポート、さらには請求管理までの一連のプロセスを、単一のプラットフォーム上で自動化・完結させることが可能となります。
- 圧倒的な拡張性と柔軟性: Zohoはビジネスの成長や変化に合わせて、必要なアプリケーションを柔軟に追加・連携できる拡張性を有しております。Zoho Creatorのようなローコード開発ツールを活用すれば、貴社独自の業務要件に合わせたカスタムアプリケーションを構築することも可能となり、市販のパッケージではカバーしきれない特定の業務ニーズにも対応できる柔軟性が強みとなります。
4-2. 中小企業様にこそZohoをおすすめする理由
「システムリプレイスは費用も時間もかかる」というイメージから、特に中小企業様にとってはハードルが高いと感じられるかもしれません。しかし、Zohoは中小企業様のDX推進とシステム刷新において、非常に有効な選択肢となり得ます。
- 初期投資と運用コストの最適化: クラウドベースのZohoは初期費用を抑えて導入を開始でき、月額サブスクリプションモデルのため運用コストも予測しやすい特徴があります。実際に、ある製造業T社様では、既存システムからの移行により年間1000万円ものコストダウンを実現し、リプレイス費用も約1年で回収した事例がございます。
- 使いやすさと導入のしやすさ: Zohoのアプリケーションは直感的なインターフェース設計となっており、IT専門家でなくても比較的容易に導入・運用を開始できるため、社内での定着化もスムーズに進むことでしょう。
- 多様なニーズに対応できるスケーラビリティ: まずは顧客管理から始め、ビジネスの成長に合わせてマーケティングや会計機能などを段階的に拡張していくスモールスタートが可能になります。また、複数のクラウド型CRMからの移行ツールが標準機能として組み込まれており、クラウドからクラウドへの乗り換えのハードルは比較的低いと言えます。
4-3. システムリプレイスにおける「ここに気を付けて！」
Zohoは強力なツールではございますが、システムリプレイスを成功させるためには、以下の点に特にご留意いただき、適切な対策を講じることが重要になります。
- 運用面での適応と継続的な改善: 新システムは旧システムと完全に同一ではないため、導入直後は運用面での調整が必要となるケースもございます。「導入すれば終わり」ではなく、「導入してからがスタート」という意識を持ち、現場の声を反映した使いやすさの改善を継続的に行う体制が不可欠となります。
- 業務フローの明確化とデータ品質の確保: 既存システムからZohoへの移行を成功させるには、まず貴社の既存業務フローを正確に把握し、新システムでの最適な業務プロセスを明確に定義することが極めて重要になります。長年の運用で発生した非効率な手順や、入力ミス・重複データといった「データのゴミ」を特定し、移行前の「データクレンジング」と「重複排除」を丁寧に行うことが、高品質なデータを新システムに引き継ぎ、その後の運用をスムーズにする鍵となるでしょう。
- 明確な目標設定と現実的な移行計画: 「何のために移行するのか」「どのような効果を得たいのか」というプロジェクトの明確な目標設定が不可欠となります。これに基づいて、新旧システムの並行稼働期間、最終稼働日、データの基準日、移行作業時間、リハーサル、本番移行後の切り戻し計画まで、現実的なスケジュールと綿密な計画を策定することが、予期せぬトラブルを回避するために非常に大切になります。
- 大規模オンプレミスからの移行特性: Zohoは多くのクラウドCRMからの移行ツールを標準搭載しておりますが、Salesforceの「データローダー」のような汎用的なバッチ処理ツールは存在しない特性がございます。そのため、データが大量にある場合は、移行作業に手間と時間がかかることを想定しておく必要があります。 大規模なオンプレミス型CRMからの移行をご検討される際は、この特性を理解し、移行手法と準備にかかる時間を慎重に評価する必要があるでしょう。
リプレイスは未来への投資
古い社内システムの放置は、コスト増大、人材不足、セキュリティリスク増大、競争力低下という「2025年の崖」問題に直結します。システムリプレイスは、これらの課題を解決し、企業様が持続的に成長するための不可欠な「未来への投資」です。 経営層がリーダーシップを発揮し、DXのビジョンを明確にした上で、業務プロセスや企業文化の変革を伴う戦略的なシステム刷新を推進すること。
そして、IT部門と事業部門が密接に連携し、適切な計画と実行を行うことで、企業様はレガシーシステムという足枷から脱却し、デジタル競争を勝ち抜くことができます。未来のビジネスを創造し、競争優位性を確立するために、今こそ、社内システムのリプレイスに本腰を入れる時です。株式会社 船井総合研究所のコンサルタントが、貴社のDX推進とシステムリプレイスを強力にサポートいたしますので、お気軽にご相談ください。
船井総研はZohoの認定パートナーです！
船井総研では、コンサルティング会社として中小・中堅企業様をご支援する中で、
Zohoを利用した業務改善も多数行っています。
「社内の業務をDXしたいけど何から手を付けたら良いかかわからない」
「Zohoと他サービスの違いを詳しく教えてほしい」
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「他社がどのようにZohoを活用しているのか具体的な事例を知りたい」
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など、ご不明点がございましたらお気軽にお問い合わせください！