- カテゴリー
- コラム
- タグ
- CRM
はじめに
「Excelは便利だけど、どれが最新のファイルかわからなくなってしまった…」という経験に心当たりはありませんか？
こちらは多くの企業で発生しうる共通の悩みかもしれません。
そして、このような状況が続くと日々のデータ入力、集計、分析、共有に追われ、
気づけば注力すべき業務に時間をかける時間がなくなってしまったということになりかねません。
本記事では、なぜExcel運用が生産性の壁となるのかを掘り下げ、
そこから脱却し、業務効率を劇的に向上させる具体的なステップをご紹介します。
特に、中小企業に最適なツールであるZoho CRMやZoho Analyticsを活用した現実的な方法と、
導入・運用を成功させるためのサポート体制についても解説します。
この記事を読み終える頃には、「脱Excel」を通じた生産性向上の道筋が明確になっているはずです。
生産性向上を阻むExcelの限界とは？
Excelが手放せない現状と課題
Excelは使い慣れており、初期コストも抑えられるため、多くの企業で基幹業務のツールのように
使われています。しかし、この「手軽さ」ゆえに、データ管理が属人化したり、
古い非効率な業務プロセスから抜け出せなかったりといった課題を生んでいます。
データ増加・複雑化で顕著になるExcelのデメリット
事業規模拡大に伴いデータ量が増え、業務が複雑化すると、Excelファイルは重くなり、
エラーが起こりやすくなります。複数ファイルでの管理は整合性を保つのが難しく、
最新データの特定や共有が困難になり、生産性低下が顕著になります。
生産性低下に繋がる具体的なExcel業務の例
具体的には、請求書作成時の手入力ミス、異なるExcelファイルからの手作業でのデータ集計、
メール添付によるファイル共有とその後のバージョン管理、これらの繰り返し作業にかかる膨大な時間などが挙げられます。これらが日々の生産性を徐々に低下させてしまいます。
脱Excelで検討すべき代替ツールとその種類
なぜExcel以外のツールが必要なのか？
Excelは柔軟ですが、構造化されたデータ管理、複数人でのリアルタイムかつ安全な情報共有、
定型業務の自動化といった点では限界があります。
これらの機能を持つ専用ツールを使うことで、業務効率とデータの信頼性を飛躍的に向上できます。
脱Excelの主な選択肢
脱Excelの代替となりうるツールは多岐に渡ります。
顧客管理ならCRM、営業支援ならSFA、データ分析ならBIツール、プロジェクト進捗管理ならPJ管理ツール、他にも人事、経理、在庫管理など、各部門や業務に特化したシステムが存在します。
各ツールの特徴とExcelからの置き換えイメージ
これらのツールは、Excelのようなマス目ではなく、あらかじめ定義された構造でデータを管理します。
例えばCRMは「顧客」という単位で住所、担当者、対応履歴などを紐付け、BIツールは複数のデータソースから自動で情報を集めグラフ化します。
これにより、手作業なしで常に最新情報にアクセス可能になります。
生産性向上を実現するZoho CRMとZoho Analytics
Zoho CRMがExcelの顧客・案件管理をどう変えるか
Zoho CRMを使えば、個人単位や部署単位でExcelにバラバラに記録されていた顧客情報や
営業活動の記録を全て一箇所に集約できます。情報の検索や更新が容易になり、
営業担当者間での情報共有もスピーディーに。
手作業での顧客リスト作成や進捗報告の手間がなくなります。
Zoho AnalyticsがExcelのデータ集計・分析をどう効率化するか
Zoho Analyticsは、Zoho CRMを含む様々なデータソースと連携し、
手動での集計・グラフ作成なしに、最新の経営指標や営業成績を自動で可視化します。
Excelでの複雑な関数やピボットテーブル作業から解放され、分析にかける時間を大幅に削減できます。
Zoho製品群連携によるさらなる生産性向上
ZohoはCRMやAnalytics以外にも多数の業務アプリを提供しており、
これらがシームレスに連携します。メール、プロジェクト、会計、複数のZohoツールを使うことで、
情報が自動で流れ、部門間の連携が強化され、企業全体の生産性向上を加速します。
【補足】Excelとの併用：脱Excelにおける現実的な使い分け
脱Excelは必ずしもExcelを「禁止」することではありません。
システムで一元管理されたデータをExcelで加工・分析したり、個人的な簡易リスト作成に使うなど、Excelが得意とする部分で賢く併用することは現実的なアプローチです。
大切なのは、非効率な「基幹データ管理」からExcelを卒業させることです。
脱Excelを成功させる具体的なステップ
- ステップ①：現状業務の棚卸しと課題の可視化
まず、現在Excelで行っている業務を全てリストアップし、それぞれにどれくらい時間がかかっているか、どんな非効率があるかを具体的に書き出します。ここが脱Excelの出発点です。
- ステップ②：脱Excelで達成したいゴールの設定（KGI/KPI設定）
「手作業時間を〇%削減したい」「レポート作成時間を△分にしたい」「顧客対応件数を〇件増やしたい」など、脱Excelによって何を実現したいのか、具体的な目標を設定します。
- ステップ③：自社に最適な代替ツール（Zohoなど）の選定ポイント
設定したゴールや解決したい課題に基づき、それに合った機能を持つツールを選びます。コスト、使いやすさ、拡張性、柔軟な価格体系やサポートがあるかなども重要な選定基準です。
- ステップ④：移行計画の策定とデータ準備
選定したツールへのデータ移行方法、新しいツールでの業務フロー、スケジュールなどを具体的に計画します。Excelデータの整理やフォーマット変換が必要になる場合もあります。
- ステップ⑤：ツール導入と新しい業務フローの定着
ツールを導入し、実際に業務で使用を開始します。従業員がスムーズに使えるよう、操作研修や、新しい業務フローへの慣れをサポートすることが非常に重要です。
- ステップ⑥：導入後の保守・運用と継続的な改善
ツールは導入して終わりではありません。日々の運用で不明な点を解消したり、データが正しく蓄積されているか確認したりといった保守が必要です。また、利用状況を見ながら、さらに効率化できる点がないか継続的に改善を図ります。
脱Excel成功の鍵！頼れるサポート体制の重要性
なぜ外部サポートが重要なのか？
多くの企業では、IT専任者がいなかったり、日々の業務に追われてDX推進に割く時間や
ノウハウが不足しがちです。このような状況で独力で脱Excelを進めるのは非常に困難であり、
途中で挫折するリスクが高まります。
レクチャーと開発サポートがプロジェクト初期に果たす役割
外部の専門家によるレクチャー（操作研修）は、従業員が新しいツールに抵抗なく慣れるために不可欠です。また、業務に合わせたカスタマイズ（開発サポート）や、複雑なデータ移行の支援は、
スムーズなスタートを実現し、手戻りを防ぐ上で非常に重要な役割を果たします。
導入後の保守・運用サポートの重要性
ツール導入後も、日々の運用で生じる疑問への対応、予期せぬトラブル発生時の迅速な解決、
そしてツールのアップデートに合わせた活用提案など、継続的なサポートがあることで、
安心してツールを使い続け、導入効果を最大化できます。
まとめ
多くの企業でExcel運用が生産性の壁となっていること、
それを解決するために専用ツールが有効であること、
そして計画的なステップと信頼できるサポートが脱Excel成功には不可欠であることをお伝えしました。
まずはスモールスタートで
「全てを一気に変えるのは大変そう」と感じるかもしれませんが、
脱Excelは小さな業務単位から始める「スモールスタート」が可能です。
最も非効率な部分からツールに置き換えていくことで、段階的に効果を実感し、推進力を得られます。
生産性向上のための第一歩
脱Excelによる生産性向上は、今すぐ始められます。
まずは無料トライアルでツールの使いやすさを試してみる、
あるいは弊社のような中小企業のDXに詳しいコンサルタントに相談してみるなど、具体的な一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。
ご興味の方は、弊社のZoho導入支援チームまでご連絡ください。
ご連絡は下のボタンをクリックしてください！
船井総研はZohoの認定パートナーです！
船井総研では、コンサルティング会社として中小・中堅企業様をご支援する中で、
Zohoを利用した業務改善も多数行っています。
「社内の業務をDXしたいけど何から手を付けたら良いかかわからない」
「Zohoと他サービスの違いを詳しく教えてほしい」
「Zoho導入に際しての費用やスケジュール感を聞きたい」
「他社がどのようにZohoを活用しているのか具体的な事例を知りたい」
「レガシーシステムからZohoに移行したい」
など、ご不明点がございましたらお気軽にお問い合わせください！