小売業 S社様（社名非公開）
こんにちは。株式会社船井総合研究所 DXコンサルティング部の杉本です。
今回は 小売業 S社様 の成功事例をご紹介します。
S社様は、従業員20名規模の中小企業で、
複数のECサイトにて商品の販売とレンタルをされています。
なおECサイトで取り扱っているものは注文後即出荷する商品ではなく、
まずは在庫を仮押さえしてお見積りを発行し、
お客様が承認されたらご入金をいただいて出荷する、というフローを踏むものです。
在庫管理や出荷管理の煩雑さはECサイトあるあるですが、S社様も例にもれず、
情報の多重管理に課題を抱えておられ、業務効率化のために船井総研にご相談いただきました。
導入前の課題
- ECサイトや受注経路が複数あるため、販売できる在庫数を把握しきれない
- 販売管理と在庫管理の情報が分断されており、情報の多重管理が発生している
- 業務担当者は、基幹システムで管理しきれない情報をスプレッドシートで管理しており、情報が分散している
ECサイトの運営において、在庫管理は特に重要な問題です。
実在庫数よりも多く受注すれば、スムーズに商品をお届けできず、クレームになりかねません。
逆に実在庫数よりも少なく表示すれば、売り逃しが発生します。
これらの問題を解決するには、業務プロセス毎にシステムやツールを分断するのではなく、
情報を統合管理できる仕組みを構築することが必要です。
そこで当社では、ボトルネックになっているのは何か、
理想的な状態は何かなどをヒアリングをして要件を洗い出し、
下記を実現できるシステム構想をS社に提案しました。
- ECサイトの注文情報が自動的に新システムに連携され一元管理できる
- 新システムに注文情報が登録されると、自動で有効在庫数（現在在庫数）が計算される
- 各業務担当者が必要とする情報を、新システムで管理できる
また、これらを実現するツールとしてZohoを提案しました。
Zohoには顧客・営業管理（Zoho CRM）や在庫管理（Zoho Inventory）などの各業務に最適化されたアプリケーションがあり、各アプリ間は簡単に連携できることから業務プロセスを最適化しやすく、尚且つ導入コストも比較的安いためです。
プログラミングについて詳しい知識がなくても自由に画面を構築できるノーコード・ローコードの開発ツールのため、現場の要求に合わせた適宜のシステム構築を実現しやすい、というメリットもあります。
導入後の効果
- 複数のシステムやスプレッドシートへ同じ情報を都度手入力
- 担当者ごとの入力時の揺れにより別データが生成されることも…
- 業務の違う各担当者ごとの様々な情報を「Zoho」に集約したことで、正確な情報管理ができるようになった！
- 伝票を何度も入力する手間がなくなり、業務効率が改善！
- イベントの参加記録など、今までシステム化できていなかった業務をも手軽にシステム管理を実現！
本事例では、45種類以上ものアプリケーションを利用できる「Zoho One」をご契約いただき、
顧客管理・営業管理にZoho CRMを、在庫管理にZoho Inventoryを導入しました。
冒頭で述べた通り、S社様では受注した際はまず在庫数を仮押さえして見積書を発行します。
このときのZohoの動きとしては、
ECサイトで受注が発生するとZoho CRMに自動で登録されます。
商品とその注文点数もZoho CRMに自動登録しており、
在庫情報を持つZoho Inventoryの在庫数を自動的に減算させています。
電話やFAXなどオフライン媒体からの受注は、Zoho CRMに手入力します。
このときも商品と注文点数を入力することで、Zoho Inventory側の在庫数を自動減算します。
これらのシステムによって、誰もが現在の在庫数を簡単に把握できるようになりました。
また、出荷時の伝票作成も、Zoho CRMにすでに入っている顧客情報や受注情報を用いて簡単に出力できるようにしたことで、生産性も向上しました。
さらに、出荷ステータスもZoho Inventoryで管理して業務ミスが起きない仕組みづくりをしました。
各注文の業務状況がすぐにわかるようになり、問い合わせ対応もスムーズに行えるようにもなりました。
新たなシステムを導入する場合、実業務現場でシステムの操作性に抵抗感が生まれることが多くあります。
操作性はもちろん重要ですが、そこにこだわり過ぎると不要な開発が発生し、
プロジェクト開始時の予定よりも費用や期間が増大することもあります。
この点、従来のシステムの操作性を踏襲することにこだわるのではなく、
新システムの操作性に業務を合わせることを前提に進めていけば、スムーズな導入ができます。
今回のシステム導入でも、「今までと同じ操作感にしたい」というお声をいただきました。
各現場から上がってくるご意見を受けつつも「何を実現することが目的のプロジェクトなのか」ということに常に立ち返り、
担当者様とも打ち合わせを重ね、本当に優先すべき点やこだわるべき点を精査・確認しあいながら進めました。
その結果として、４～５か月という短い期間で導入ができ、
業務効率改善の効果をいち早くご体感いただけることができました。
操作感も、不明点には適宜ご回答をしながら、１～２か月ほどで慣れていただくことができました。
中小企業にもデジタル化が進み、AIが広く普及する現代において、
今後システムを選定するうえで考慮すべきポイントは、
「拡張が容易に行えること」と「システム自体が成長すること」です。
今必要なシステム、今の業務に合ったシステム、という観点でシステムを選定すると、
未来のニーズに対応できない可能性があります。
そのため、Zohoのように
- 様々な専用アプリケーションを持つ
- 自由なカスタマイズやデータ連携ができる
- 継続的に機能が追加される
といった特徴を持つシステムを検討することが重要になってくるでしょう。
実際に、今回のS社様でもZohoの拡張性を活かして、
次は「キャンペーンの配信強化」「データの分析」を行うことを予定しています。
今回ご契約いただいたZoho Oneに包括されているアプリケーションの中には、
Zoho Campaignsというメールキャンペーン配信用のアプリケーションがあります。
Zoho Campaignsでは、Zoho CRMの情報を使って配信先アドレスを絞り込み、
顧客に合わせたキャンペーン配信を実現することができます。
「今回はこれに着手し、実現したら次はこれ」というように段階的に実現できるのは、
Zohoという拡張性に優れたCRMプラットフォームがあってこそです。
他にも、Zoho One内のZoho AnalyticsというBIアプリケーションを使用することで、
様々なKPIや売れ筋商品の可視化し、強化すべき業務の検討に役立てることもできます。
本事例のように、既存の基幹システムに何かお悩みがある方は、
是非お気軽に船井総研にお問い合わせください。
今だけではなく、将来的な企業成長も見据えた最適なシステム導入をご提案いたします！
船井総研はZohoの認定パートナーです！
船井総研では、コンサルティング会社として中小・中堅企業様をご支援する中で、
Zohoを利用した業務改善も多数行っています。
「社内の業務をDXしたいけど何から手を付けたら良いかかわからない」
「Zohoと他サービスの違いを詳しく教えてほしい」
「Zoho導入に際しての費用やスケジュール感を聞きたい」
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など、ご不明点がございましたらお気軽にお問い合わせください！
